E-Rechnung 2027/2028: Der Countdown-Fahrplan für Kanzleien und ihre Mandanten

Worum es geht

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen im B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen können — ohne Übergangsfrist, ohne Ausnahme nach Unternehmensgröße. Die Versandpflicht folgt in zwei Stufen: ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle. Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz (§ 14 UStG mit den Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG). Eine Verschiebung ist trotz anderslautender Forderungen aus dem Handwerk nicht in Sicht — Stand Juli 2026 hält der Gesetzgeber am Fahrplan fest.

Der Fahrplan im Überblick

• Seit 1.1.2025: Empfangspflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen — auch für Kleinunternehmer und Vermieter mit Option zur Umsatzsteuer.

• Bis 31.12.2026: Übergangsphase — Papier- und PDF-Rechnungen sind mit Zustimmung des Empfängers weiterhin zulässig.

• Ab 1.1.2027: Versandpflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) über 800.000 €. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 2 UStG — nicht nur der B2B-Anteil und nicht der Gewinn.

• Ab 1.1.2028: Versandpflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.

Was überhaupt als E-Rechnung gilt

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland haben sich zwei Formate etabliert: XRechnung (reines XML, vor allem im öffentlichen Sektor) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (hybrides PDF mit eingebettetem XML; ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL). Auch EN-konforme europäische Formate wie das französische Factur-X sind zulässig. Wichtig für die Mandantenkommunikation: Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung — es gilt ab den jeweiligen Stichtagen nur noch als „sonstige Rechnung".

Ausnahmen, die Kanzleien kennen sollten

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV)

• Fahrausweise (§ 34 UStDV)

• Rechnungen an Endverbraucher (B2C)

• Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG

Sonderfall Kleinunternehmer: Durch das Jahressteuergesetz 2024 (§ 34a UStDV) sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG dauerhaft von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen — sie dürfen weiter Papier oder PDF verwenden. Die Empfangspflicht gilt jedoch auch für sie. Seit 1.1.2025 gelten zudem die neuen Kleinunternehmer-Grenzen: 25.000 € Vorjahresumsatz und 100.000 € als harte Grenze im laufenden Jahr.

Neu seit Oktober 2025: Das BMF sortiert Fehler in drei Kategorien

Das Grundsatzschreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15.10.2024 wurde durch ein Folge-Schreiben vom 15.10.2025 ergänzt, das vor allem Formatanforderungen und Validierung präzisiert. Erstmals unterscheidet die Finanzverwaltung drei Fehlerklassen:

• Formatfehler: Die Datei entspricht nicht der Norm — es liegt gar keine E-Rechnung vor.

• Geschäftsregelfehler: Das Format ist technisch korrekt, aber ein Pflichtfeld fehlt oder Summen stimmen nicht überein.

• Inhaltsfehler: Die Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG sind fehlerhaft.

Relevant wird das vor allem beim Vorsteuerabzug: Je nach Fehlerklasse kann der Abzug gefährdet sein. Kanzleien sollten ihre Mandanten darauf hinweisen, eingehende E-Rechnungen nicht ungeprüft zu verbuchen. Die Finanzverwaltung stellt unter e-rechnung.elster.de einen kostenlosen Viewer zur Sichtprüfung bereit.

Was Kanzleien jetzt konkret tun sollten

• Mandanten segmentieren: Wer lag 2026 über 800.000 € Gesamtumsatz? Diese Mandanten brauchen bis Ende 2026 eine versandfähige Lösung.

• Empfangswege prüfen: Können alle Mandanten strukturierte Rechnungen annehmen und archivieren? Ein E-Mail-Postfach genügt formal — GoBD-konforme Archivierung ist die eigentliche Hürde.

• Prozesse in der Kanzlei anpassen: Eingehende XML-Daten wollen validiert, den richtigen Mandanten zugeordnet und in den Buchhaltungsworkflow überführt werden — manuell wird das ab 2027 kaum noch zu leisten sein.

• Q4 2026 als Kommunikationsfenster nutzen: Eine kurze Mandanteninformation vor dem Jahreswechsel erspart im Januar Dutzende Einzelrückfragen.

Ausblick: Die EU zieht nach

Die deutsche E-Rechnungspflicht ist die Vorstufe der EU-Initiative „VAT in the Digital Age" (ViDA), die der EU-Rat am 11.3.2025 angenommen hat. Ab dem 1. Juli 2030 werden strukturierte E-Rechnungen samt digitaler Meldepflichten für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze verpflichtend. Wer die nationale Umstellung jetzt sauber löst, hat den europäischen Schritt bereits vorweggenommen.

Fazit

Die E-Rechnung ist kein IT-Projekt für „irgendwann", sondern hat einen festen Countdown: 2027 für größere Mandanten, 2028 für alle. Kanzleien, die Empfang, Prüfung und Zuordnung jetzt automatisieren, verwandeln eine Pflicht in einen Effizienzgewinn — und ersparen sich den absehbaren Umstellungsstau Ende 2027.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand Juli 2026 wieder und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall. Quellen: § 14 UStG, § 27 Abs. 38 UStG, § 33/34/34a UStDV, BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und 15.10.2025.

Über Valyr: Valyr ist ein KI-gestützter Kanzlei-Workspace für Steuerberater — EU-gehostet und auf § 203 StGB ausgelegt. Eingehende Belege werden automatisch erkannt, dem richtigen Mandanten zugeordnet und DATEV-fertig übergeben. Mehr zur Pilotphase.